Ao longo dos anos, é provável que uma empresa enfrente muitos desafios – sérios e triviais. E um desses momentos difíceis para uma empresa pode vir a ser uma mudança de escritório – não apenas por causa dos custos substanciais de mudança de escritório, mas também por causa do tempo que certamente será desperdiçado.
O tempo é muitas vezes crítico para uma empresa, e qualquer hora ou dia de inatividade pode ser extremamente caro para uma corporação.
E é exatamente por isso que as empresas estão fazendo o possível para minimizar o tempo de transição entre os dois escritórios, simplificando todo o processo de realocação de escritórios.
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Na realidade, quanto mais rápido uma mudança corporativa for concluída, mais cedo as coisas poderão voltar ao normal e todas as operações da empresa retomarão suas operações normais.
Mas planejar uma mudança de escritório para que possa alcançar e manter a eficiência de realocação desejada nunca é uma tarefa fácil. Não é fácil de fazer, mas factível, no entanto.
Sem dúvida, a melhor maneira de concluir uma mudança de escritório é seguir uma boa lista de verificação – uma ferramenta de organização eficaz para otimizar sua mudança como nunca antes.
Basta usar esta lista de verificação para mudar para um novo escritório e tudo ficará bem. Observe que a lista de verificação de mudança de negócios a seguir também é aplicável, em partes, ao realizar uma mudança residencial.
3 meses antes do dia da mudança
- Comece a planejar a mudança do escritório o mais cedo possível para uma transição suave. Como regra geral, quanto mais tempo você tiver à sua disposição até a data da mudança, maiores serão suas chances de organizar a mudança perfeita.
- Encontre um novo escritório para o negócio. Idealmente, o local deve ser superior ao local atual, ou pelo menos não pior de forma alguma.
- Garanta o novo local assinando um contrato de locação de imóvel comercial. Peça a um advogado que revise os termos e condições deste contrato para garantir que não haja surpresas desagradáveis mais tarde.
- Defina a data em que você sairá do escritório comercial atual. Notifique o gerente da propriedade sobre suas intenções de sair – uma boa comunicação é vital para evitar mal-entendidos e possivelmente perder o seguro fiança.
- Faça os arranjos necessários entre empresas se você for o encarregado de supervisionar e gerenciar a mudança do escritório comercial. Na maioria dos casos, a melhor maneira de abordar a mudança de escritório é formar uma equipe de funcionários confiáveis que o ajudarão a atingir a meta.
- Reúna a equipe de mudança de escritório e discuta em detalhes a próxima mudança de escritório corporativo. Aqui, o melhor curso de ação é atribuir a cada membro tarefas específicas que ajudarão a facilitar no frete entre os dois escritórios.
- Agende a próxima reunião da equipe responsável pelo projeto de mudança e monitore o progresso feito durante esse intervalo.
- Defina um orçamento preliminar para limitar quaisquer instâncias de gastos excessivos e se esforce para ficar dentro desse orçamento de mudança.
- Solicite estimativas de custo de mudança de escritório de várias empresas de mudança de renome em sua cidade. Tenha em mente que, para gerenciar uma realocação de escritório bem-sucedida, você precisa contratar as melhores mudanças de escritório que atende sua área.
- Compare as cotações de mudanças recebidas das empresas de mudança mais bem avaliadas perto de você.
- Faça uma análise comparativa das tarifas, serviços extras e todos os termos e condições que as mudanças comerciais oferecem para escolher a melhor oferta.
- Procure estimativas que garantam o menor tempo gasto durante a transição entre os dois escritórios. Contrate os serviços da melhor empresa de mudanças da sua cidade.
2 meses antes do dia da mudança de escritório
As coisas definitivamente devem estar se movendo na direção certa no que diz respeito à mudança. Com cerca de 2 meses antes de você se mudar, aqui estão as principais tarefas de mudança que você deve realizar.
- Crie um inventário detalhado de todos os móveis e equipamentos em seu escritório atual da empresa. O inventário de mudança de escritório servirá a 2 propósitos distintos: 1) ajudará você a determinar se você realmente precisa mover tudo para o novo escritório comercial e 2) pode ser usado como uma lista de verificação de embalagem, bem como para minimizar possíveis erros de embalagem.
- Crie uma planta baixa do novo escritório e use-a para mapear como os móveis que você está carregando se encaixam lá em termos de espaço disponível e decoração do escritório. Em última análise, uma planta baixa do local de destino ajudará a tomar a decisão certa quando se trata do que mudar para o novo escritório e o que deixar para trás.
- Pense duas vezes antes de embalar e mover qualquer item de mobiliário de escritório – mesas, cadeiras, etc. – que não se encaixam bem no novo espaço ou estão muito desgastados ou simplesmente quebrados para serem usados. O mesmo é válido para o equipamento de escritório de TI no qual você está saindo – vale a pena mover cada unidade de equipamento de escritório?
- Verifique se algum equipamento de TI precisa ser movido por uma empresa especializada que NÃO seja a empresa de mudança de escritório que você contratou, neste caso o ideal seria contar com empresas de mudanças industriais.
- Examine a planta baixa de perto e encomende novos itens de móveis de escritório ou unidades de equipamentos, se necessário. Defina o endereço de entrega para o novo local do escritório para que você não precise mover esses itens recém-entregues também.
1 mês antes do dia da mudança de escritório
Faltam apenas 4 semanas para a data de saída. Tudo bem – ainda há tempo de sobra para organizar uma mudança de escritório. O importante é não entrar em pânico, mas continuar trabalhando nas tarefas de deslocamento do escritório, uma a uma.
- Reúna a equipe responsável pela organização da realocação da empresa e verifique o andamento atual. Obtenha mais membros para ajudar se as coisas estiverem indo muito devagar.
- Altere o endereço comercial da empresa com o CEP para que nenhuma correspondência importante seja perdida durante o processo de mudança de locais de escritório.
- Configure uma lista de todas as melhores empresas parceiras, organizações governamentais e indivíduos para notificar a alteração do endereço da empresa.
- Peça aos funcionários do escritório que façam backup dos dados mais importantes de seus computadores. Qualquer coisa pode acontecer durante uma mudança, portanto, as informações cruciais devem permanecer seguras, não importa o que aconteça.
- Digitalize os documentos em papel mais importantes da empresa como medida de precaução. Além disso, destrua quaisquer documentos confidenciais que não sejam mais necessários – use um triturador para fazer exatamente isso.
- Comece a empilhar todos os materiais de embalagem que você vai precisar – muitas caixas de papelão de tamanhos diferentes, papel de embrulho e, claro – plástico bolha, MUITO plástico bolha.
7 dias (1 semana) antes do dia da mudança de escritório
Falta apenas uma semana para o dia da mudança e as coisas podem começar a parecer um pouco caóticas. O melhor conselho ao se mudar para um novo escritório é manter a calma e continuar trabalhando em sua lista de verificação de mudança de escritório.
- Entre em contato com a mudança para confirmar que está tudo bem e eles estarão lá na data e hora pré-estabelecidas.
- Certifique-se de que o novo local do escritório esteja pronto para você: todos os utilitários estão configurados corretamente e que a Internet, as linhas telefônicas e os sistemas de segurança estão funcionando.
- Instrua os funcionários a arrumar suas coisas de suas mesas no dia anterior à data de mudança.
- Lembre a todos que rotular todas as caixas embaladas é fundamental para alcançar um bom nível de organização. Ninguém quer perder muito tempo precioso após a mudança na identificação de caixas de mudança não rotuladas. Rotular as mesas e cadeiras do escritório pode parecer bobo, mas não é – o melhor cenário é que todos os funcionários obtenham exatamente a mesma configuração de mesa e cadeira no novo escritório como forma de acelerar o período de adaptação.
- Faça com que todos no escritório levem suas coisas pessoais para casa e, em seguida, leve-as de volta diretamente para o novo escritório.
- Entre em contato com uma empresa de limpeza profissional, se necessário, e contrate esses profissionais para limpar o escritório que você está deixando, mas não antes de desocupar as instalações do escritório.
Dia de mudança
Toda a preparação para a mudança do escritório se resume ao dia da mudança. Felizmente, os transportadores contratados cuidarão das tarefas mais difíceis – empacotar todos os móveis, empacotar todos os equipamentos de TI confidenciais e carregar todos esses itens em seu veículo e transportá-los para o novo local do escritório.
- Distribuir as chaves ou cartões de acesso do novo escritório aos funcionários.
- Faça planejamentos sobre quem ficará no escritório atual para ajudar os transportadores e quem estará no novo escritório, se necessário.
- Encontre os funcionários do escritório na hora combinada, mostre-lhes o escritório e diga-lhes o que você espera deles. Na maioria dos casos, tudo deve ser bastante simples – todos os móveis e itens de equipamentos de TI devem ser bem protegidos, retirados do prédio de escritórios e carregados com segurança no caminhão de mudança à espera.
- Faça uma última caminhada pelo espaço do escritório quando as mudanças estiverem prontas para partir para verificar se há algo esquecido ou fora do comum – como um caso de dano à propriedade, por exemplo.
- Providencie para que uma pessoa de confiança encontre as mudanças do escritório no novo local e ajude os profissionais da maneira que puder.
- Peça para a empresa de mudanças entregar e, em seguida, desembale todos os móveis e equipamentos no novo escritório. A prioridade máxima é perder o mínimo de tempo possível.
- Solicite aos funcionários que configurem seus espaços de trabalho e estações de trabalho pessoais na primeira oportunidade para que os negócios normais da empresa possam ser retomados o mais breve possível.
- Incentive todos os funcionários da empresa a tornar o novo espaço de escritório mais aconchegante, personalizando suas próprias áreas de trabalho (arte emoldurada, etc.), além de embelezar todo o local com plantas.
- Deixe um comentário sobre os serviços dos mudanças que você acabou de usar. Porque dessa forma, você ajudará outras empresas a utilizar uma das melhores empresas de mudança de escritórios do país.
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